Pengertian, Fungsi, Dan Sistem Kerja Departemen PPIC (Production Planing Inventory Control)

Pengertian PPIC

PPIC adalah kependekan dari Production Planning and Inventory Control, yaitu suatu departemen dalam suatu organisasi perusahaan yang berfungsi melakukan perencanaan dan pengendalian rangkaian proses produksi agar berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan serta mengendalikan jumlah inventory agar sesuai dengan kebutuhan yang ada.

PPIC merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang menjembatani dua department yaitu: Departemen Marketing dan Departemen Produksi. PPIC menanggung kebutuhan marketing kedalam bentuk rencana produksi & ketersediaan bahan baku yang akan dijalankan agar order yang diterima marketing bisa dikirim tepat waktu dan tepat jumlah.

PPIC berbeda dengan PPC (Production Planning and Control), dimana PPC hanya berfungsi  dan bertugas untuk melakukan perencanaan dan pengendalian rangkaian produksi agar berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan tanpa harus mengendalikan inventory perusahaan.

Yang menjadi pertanyaan sekarang adalah, Mengapa inventory harus dikendalikan ? Ini adalah pertanyaan penting yang perlu saya jelaskan agar kita bisa mengetahui alasan kenapa pada tahun 1980-an perusahaan menerapkan PPC tetapi sejak tahun 2000-an lebih populer menggunakan PPIC. 

Inventory atau persediaan, memiliki arti yang sangat penting bagi operasi suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan produksi dan memastikan order yang diterima marketing bisa selesai tepat waktu.

Terdapat  Tiga  alasan kenapa inventory harus dikendalikan. Yaitu :

a. Antisipasi adanya unsur-unsur ketidakpastian permintaan.

b. Adanya unsur ketidakpastian pasokan dari supplier.

c. Adanya unsur ketidakpastian tenggang waktu barang yang di pesan.

Untuk mengendalikan inventory itulah kenapa pada PPIC terdapat bagian yang namanya MRP (Material Requirement Planning) agar ketersediaan bisa benar-benar seimbang dan tidak berlebihan, karena inventory pada dasarnya adalah biaya. Inventory yang terlalu banyak atau berlebihan tentu akan membebani cash flow perusahaan.

Departemen PPIC

Dari pengertian PPIC yang saya sampaikan diatas, saya rasa kalian sudah punya sedikit gambaran tentang PPIC, untuk itu, sekarang saya akan coba bahas tentang Departemen PPIC.

Bagaimana sistem kerja Departemen PPIC ? 

Ada suatu survey yang pernah diadakan dan telah berlaku umum menyatakan alasan-alasan mengapa customer meninggalkan perusahaan (tidak membeli produk di perusahaan itu lagi), antara lain :

a. Meninggal (1%)

b. Pindah (3%)

c. Membentuk kelompok lain (5%)

d. Alasan pesaing lebih baik (9%)

e. Produk mengecewakan (14%)

f. Sikap yang sama dalam memberikan pelayanan dari waktu ke waktu (68%).

Dari ke enam alasan tersebut, menunjukan bahwa perlu adanya perbaikan terus-menerus (continuous improvement) dalam proses industri untuk mempertahankan loyalitas pelanggan (customer loyalty) kepada perusahaan.

Berdasarkan survey tersebut, maka Departemen PPIC mempunyai peranan penting di dalam mewujukan perbaikan terus-menerus (continuous improvement) sehingga dapat mempertahankan loyalitas pelanggan (customer loyalty), seperti apa yang diungkapkan oleh dosen saya, bahwa Departemen PPIC merupakan otak dan urat nadi perusahaan. 

Meskipun demikian, sering saya temui, bahwa PPIC kadang dianggap sepele bagi sebagian manager atau perusahaan. Mungkin pemikiran seperti itu menganggap bahwa tanpa adanya PPIC perusahaan tetap dapat bejalan, tapi apakah hasilnya dapat efektif dan efisien ?. Tentu saja tidak.

Konsep Dasar Pekerjaan Departemen PPIC

Setiap pegawai yang berada dalam departemen PPIC. Harus mengerti akan tentang konsep-konsep dasar untuk menjadi seorang ahli PPIC. Antara lain adalah :

a. Mengetahui Kapasitas Produksi.

Kapasitas Produksi merupakan sebberapa besar dalam sebuah mesin produksi di dalam membuat suatu produk selama satu hari kerja. Dengan hal ini maka Departemen PPIC dapat mengetahui berapa lama proses produksi untuk suatu finish goods pada jumlah tertentu. Kapasitas produksi di dapatkan dari Departemen Produksi.

b. Mengetahui Forecast Penjualan.

Forecast Penjualan adalah perkiraan penjualan yang akan datang baik untuk 1 bulan atau 3 bulan kedepan. Dengan Forecast ini maka Departemen PPIC dapat memenuhi permintaan pelanggan dan membuat safty stock finish goods. Forecast penjualan ini didapatkan dari Departemen Marketing.

c. Mengetahui Customer Order.

Customer Order adalah Permintaan customer terhadap produk finish goods yang ditawarkan oleh Marketing baik itu produk reguler maupun produk pesanan khusus. Dari Customer Order yang masuk ini, maka PPIC dapat menjadwalkan rencana produksi sampai produk itu terkirim sesuai dengan lead time yang sudah di tetapkan

d. Mengetahui Formula Produk.

Formula produk dikeluarkan berdasarkan hasil uji coba dari Departemen R&D terhadap suatu produk sampai produk itu dapat dijual ke pelanggan. Dalam formula tersebut, terdapat rincian bahan baku yang akan digunakan untuk suatu produk dengan uraian prosentase, berdasarkan formula itu, maka PPIC dapat memperhitungkan berapa banyak bahan yang dibutuhkan untuk permintaan pelanggan.

e. Mengetahui Proses Produksi.

Proses produksi mempunyai perlakuan yang berbeda-beda, oleh karena itu maka PPIC harus dapat mengetahui setiap produk di dalam proses produksinya, sehingga mampu memperkirakan berapa lama suatu produk itu dapat dibuat sampai selesai dan sesuai dengan kapasitasnya. Proses produksi ini dapat diketahui dengan memahami produk pada saat produksi, apa saja kendala yang dapat terjadi untuk suatu produk tersebut.

f. Mengetahui Kualitas Produk.

Kualitas produk dapat dinyatakan banwa produk itu berkualitas sesuai dengan standart yang sudah ditetapkan oleh Departemen QC (Quality Control). Mengapa kualitas ini menjadi pentin menurut saya bagi PPIC ?, karena didalam suatu produksi suatu produk ada beberapa tahapan tes QC untuk menyatakan produk tersebut Lolos Uji atau Tidak Lolos Uji (reject). Dengan mengetahui masalah kualitas pada produk, maka PPIC dapat membicarakanya dengan Marketing mengenai kualitas yang diinginkan karena tidak semua customer sesuai dengan standar yang kita keluarkan dalam artian bahwa kualitas produk itu masih dapat dibicarakan dengan Customer dan yang dapat membicarakan masalah kualitas produk yang kita dapatkan pada saat produksi adalah Marketing sendiri yang memegang peranan penting ini

g. Mengetahui Kapasitas Gudang.

Kapasitas Gudang ditentukan berdasakan dari Departemen Gudang yang mana data ini dapat diukur sesuai dengan barang yang ingin kita buat stocknya. Dengan hal ini, Gudang dapat memperkirakan berapa besar barang tersebut dapat disimpan di gudang. Maka dengan adanya ini PPIC harus dapat mengatur masuknya barang supaya tidak ada penumpukan barang di dalam gudang yang dapat menghabiskan kapasitas gudang. Sehingga dengan memperhatikan hal seperti ini tebentuklah efisiensi dan efektifitas dari gudang.

h. Mengetahui Leadtime Pembelian.

Leadtime pembelian didapat dari Departemen Purchasing yang mana Departemen Purchasing mendapatkanya sesuai dengan negosiasi dengan para supplier dan perhitungan dokumen yang harus diproses secara internal departemennya. Maka dengan adanya Leadtime Pembelian ini PPIC dapat memperhitungan pembelian bahan baku agar dapat lebih efektis dan efesien selain itu akan didapatkan safety stock barang yang diinginkan.

i. Mengetahui Quantity Minimum Order.

Begitu juga Quantity Minimum Order didapatkan dari Dept. Purchasing yang mana Dept. Purchasing mendapatkannya sesuai dengan negosiasi dengan para supplier didapatkan berbarengan pada saat permintaan leadtime pembelian. Dengan itu maka Dept. PPIC dapat mengorder sesuai dengan Quantity Minimum Order yang sudah ditentukan kecuali ada hal-hal khusus yang mengharuskan memesan barang diluar Quantity Minimum Order maka Dept. PPIC meminta kepada Dept. Purchasing utnuk menegosiasikan dengan supplier.

j. Mengetahui Bahan Baku Alternatif.

Bahan Baku Alternatif berdasarkan informasi dari Departemen R&D, yang mana bahan ini bagi industri sangatkan dibutuhkan karena jikalau tidak ada bahan alternatif bagi suatu produk dan pada saat produksi bahan baku utama tidak tersedia oleh supplier maka produksi akan menggunkan bahan alternative tersebut. Mengapa informasi bahan baku alternative ini sangat dibutuhkanbagi Departemen PPIC ?? karena Departemen PPIC yang mengkontrol inventory part dan planning produksi sehingga Departemen PPIC dapat memperhitungkan kapan harus menggunkan bahan alternative tersebut, selain itu juga dengan adanya bahan alternative ini maka dapat menurunkan biaya pembelian bahan karena Departemen Purchasing akan membeli barang yang harganya paling murah dari antara bahan baku alternatif tesebut.

k. Mengetahui Kapasitas Ekspedisi.

Kapasitas Ekspedisi ini didapatkan dari Departemen Ekspedisi yang mana infomasi ini digunakan untuk memperhitungan pengirman barang yang harus dapat dikirim sesuai dengan customer order yang diterima dengan memperhitungkan leadtime pengiriman dan permintaan pengiriman barang diluar leadtime yang sudah ditentukan secara internal. Dengan adanya ini maka Departemen PPIC dapt menentukan pengiriman barang yang harus dikirim karena menyangkut dengan customer order yang sudah diterima oleh Departemen. PPIC

l. Mengetahui Leadtime Pengiriman.

Leadtime Pengiriman ini dapatkan dari keputusan yang telah digodok oleh Plan Manager dengan Departemen-departemen terkait yang berhubungan dengan customer order. Dengan adanya leadtime pengiriman ini maka dapat memastikan kepada customer kapan barang yang dipesan dapat sampai ditempat para customer, selain itu juga maka Departemen PPIC dapat memperhitungkan kapan seharusnya pesanan customer tersebut harus diproduksikan.

m. Mengetahui Safty Stock Raw Material & Finish Good.

Safty stock Raw Material dan Finish Goods  sangatlah diperlukan dan penting bagi sebuah perusahan karena dengan adanya ini maka kebutuhan akan Raw Material untuk kebutuhan produksi akan selalu terjaga dan tidak akan mengalami kekurangan disaat produksi akan berjalan dan kebutuhan Pelanggan akan Finish Goods pun akan terjaga dengan aman dan pada saat Pelanggan mengeluarkan permintaan akan Finish Goods maka akan tersedia selalu.

Itulah pengertian, fungsi, dan sistem kerja departemen PPIC, jika ada yang kurang, tolong tambahkan di kolom komentar ya. Jangan Lupa Simak Juga : Tugas Dan Tanggung Jawab Staff PPIC Pada Perusahaan

Share this post