Contoh Dan Cara Membuat Check Sheet (Lembar Periksa)

PENGERTIAN CHECK SHEET (LEMBAR PERIKSA)

Lembar Periksa atau yang biasa disebut Check Sheet adalah salah satu alat dari 7 alat bantu statistik atau QC Seven Tools yang paling sederhana dan sering digunakan sebagai langkah pertama untuk menyelesaikan permasalahan kualitas. Check Sheet berperan sangat penting pada jalanya proses produksi, karena Check Sheet berfungsi sebagai bukti tertulis, dan penghubung antar departemen produksi dan departemen Quality Control. Selain itu, jika Check Sheet atau Lembar Periksa terstruktur dan terstandarisasi dengan baik, maka bisa untuk meminimalisasi perbedaan cara pengambilan data berdasarkan masing-masing orang.

Ketika saya membutuhkan bantuan tim untuk menghitung dan mencatat jumlah mesin di seluruh lokasi, saya terlebih dahulu membuat sebuah form isi yang biasa disebut Lembar Periksa atau Check Sheet. Check Sheet merupakan alat (tools)yang paling sering digunakan dalam Industri Manufaktur untuk pengambilan data di proses produksi yang kemudian di olah menjadi sumber informasi dan hasil yang mempunyai manfaat dalam melakukan pengambilan keputusan. Tujuannya agar teman-teman saya bergerak terarah, sistematis, dan teratur dalam pengambilan data sesuai yang saya inginkan, tanpa saya harus banyak bicara dan menjelaskan.

Di lain waktu, saya mencoba untuk tidak membekali tim dengan memberikan Lembar Periksa (Check Sheet), ternyata mereka minta dibuatkan, katanya lebih enak dan gampang jika melakukan pengambilan data. Kemudian, saya meminta mereka membuat Lembar Periksa sendiri, hasilnya ada yang benar dan ada juga yang belum benar. Jika ditelusuri, pembuat Check Sheet yang bagus ( yang bisa memudahkan pengambilan data) adalah orang yang memiliki pemahaman yang baik pada sistem. Jadi bisa disimpulkan Check Sheet tidak bisa dibuat oleh sembarang orang, karena jika dibuat oleh sepihak, hal yang ditakutkan adalah, Check Sheet hanya bisa dipahami oleh si pembuat saja. Untuk itu, dalam pembuatan Check Sheet disarankan untuk melakukan Brainstorming terlebih dahulu, untuk menyatukan pemikiran supaya diperoleh Check Sheet yang informatif, memudahkan, dan berjalan sesuai fungsinya.

Kapan Check Sheet (Lembar Periksa) Digunakan ?
Kita bisa menggunakan Check Sheet ketika dalam keadaan berikut :

Saat kita ingin meneliti (observasi) suatu proses secara berulang-ulang pada orang yang sama atau di tempat yang sama.
Saat kita ingin melakukan pengumpulan data pada Proses tertentu di lantai produksi.
Saat kita ingin mengetahui seberapa sering suatu kejadian (frekuensi) , masalah (problem), cacat (defect), penyebab masalah (causes), lokasi cacat (defect location) terjadi di proses produksi.

Manfaat Menggunakan Check Sheet (Lembar Periksa)

Menggunakan Check Sheet memiliki beberapa manfaat, diantaranya adalah :

Memudahkan proses pengumpulan data terutama untuk mengetahui bagaimana suatu permasalahan sering terjadi. Kemudahan ini akan mempunyai dampak pada efisiensi dalam pengumpulan data.
Memudahkan pemilahan data ke dalam kategori yang berbeda seperti penyebab-penyebab, masalah-masalah dan lain-lain. Data-data yang telah terpilah secara rinci yang dikumpulkan dengan menggunakan check sheet, sekaligus memudahkan pengolahan lebih lanjut untuk memberikan gambaran tentang faktor-faktor yang relevan dengan persoalan yang sedang dihadapi.
Memudahkan penyusunan data secara otomatis, sehingga data tersebut dapat dipergunakan dengan mudah.
Memudahkan pemisahan dalam membedakan antara opini dan fakta.

Langkah-Langkah Membuat Check Sheet (Lembar Periksa)

Berikut merupakan langkah-langkah Cara Membuat Check Sheet :

Langkah Pertama

Langkah pertama dalam membuat Check Sheet atau lembar periksa adalah memperjelas sasaran pengukuran. Untuk membantu memperjelas sasaran pengukuran, kita bisa dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti, Apa masalahnya? Mengapa data harus dikumpulkan? Siapa yang akan menggunakan informasi yang dikumpulkan dan informasi yang sebenarnya mereka inginkan? Siapa yang mengumpulkan data?

Langkah Kedua

Langkah kedua adalah meng-identifikasikan apa yang akan diukur dan waktu pengukuran, seperti, Judul : Keluhan pelanggan, Kategori : Pengiriman terlambat, pengemudi yang kasar, penagihan yang tidak sesuai, dll.

Langkah Ketiga

Langkah ketiga adalah menentukan isian waktu atau tempat yang akan diukur. Langkah ini dimaksudkan dan ditujukan agar dapat mengidentifikasi kapan dan dimana data diperoleh.

Langkah Keempat

Langkah selanjutnya adalah langkah implementasi pengumpulan Data. Data dikumpulkan dengan cara mencatat setiap peristiwa langsung pada lembar periksa. Yang perlu menjadi perhatian adalah jangan pernah menunda untuk mencatat informasi hingga akhir hari atau hingga beristirahat, karena takut bisa saja lupa.

Langkah Kelima

Lankah terakhir adalah melakukan penjumlahan data atau merekapitulasi data. Maksudnya, Menjumlahkan semua kejadian (seperti, berapa banyak terlambat mengirim bulan ini, berapa banyak penagihan yang tidak sesuai, dan sebagainya).

Elemen Check Sheet (Lembar Periksa)

Dalam membuat lembar periksa yang baik, harus terdapat elemen-elemen pokok, biasanya perusahaan menggunakan elemen-elemen dibawah ini sebagai elemen pokok dalam Lembar Periksa (CheckSheet) mereka

Judul Check Sheet atau Gambaran (description) mengenai proses yang ingin diteliti.
Label atau Item permasalahan yang akan diambil.
Daerah untuk menuliskan data.
Keterangan data (jika diperlukan).
Informasi lainnya di Check Sheet seperti Bulan dan Tahun, nama proses, nama perusahaan atau departemen (tambahkan informasi lain jika diperlukan).

Contoh Check Sheet (Lembar Periksa)

Berikut merupakan beberapa contoh checksheet :